Auf einem mobilen Gerät können Sie Dateien offline verfügbar machen, was dem Herunterladen von Dateien ähnelt. Suchen Sie in der OneDrive-App in iOS, Android oder Windows 10-Telefon nach dem Offline-Symbol (für Android oder iOS oder für Windows-Mobilgeräte). Wählen Sie auf Ihrer OneDrive-, SharePoint Server 2019- oder SharePoint-Website die Dateien oder Ordner aus, die Sie herunterladen möchten. Auf einem mobilen Gerät können Sie Dateien offline verfügbar machen. Dies ist ähnlich wie das Herunterladen von Dateien. Suchen Sie in der OneDrive-App unter iOS, Android oder Windows 10 nach dem Offline-Symbol – unter Android und iOS auf Windows-Mobilgeräten. Um Speicherplatz zu sparen (Bandbreite (aufgrund unnötiger Synchronisation), werden Online-Dateien nur bei Bedarf heruntergeladen und daher nicht (mehr) standardmäßig mit lokalem Speicher synchronisiert. Diese Funktionalität wird bei Bedarf als Dateien bezeichnet. So werden online gespeicherte Dateien erst heruntergeladen, sobald sie geöffnet werden (das Symbol ändert sich dann von einer Cloud, über die beiden Pfeile in einen weißen Kreis mit einem grünen Häkchen). Nach dem Herunterladen bleiben Dateien lokal verfügbar, unabhängig davon, ob die Internetverbindung getrennt ist (und daher Offlinearbeit geleistet wird).

Eine lokal gespeicherte Datei kann mit einem Rechtsklick gelöscht werden, wodurch speicherplatzfrei wird (das Symbol wird dann wieder in eine Cloud geändert). Die Option zum Herunterladen mehrerer Dateien ist in SharePoint Server noch nicht verfügbar (wenn Ihre Organisation keinen Microsoft 365-Geschäftsplan abonniert). Der Onlinespeicherdienst OneDrive (www.onedrive.com) synchronisiert lokal gespeicherte persönliche Dateien automatisch mit dem Onlinespeicher des Microsoft-Kontos. Betrachten Sie beispielsweise die Dateien, die mit Microsoft 365 (früher Office 365) erstellt wurden (die standardmäßig bereits in OneDrive gespeichert sind) und die vielen Fotos und Videos, die automatisch auf OneDrive zurückgeschrieben werden können. Da OneDrive mit dem Microsoft-Konto verknüpft ist, können die persönlichen Dateien auf jedem Windows-Gerät (PC, Tablet, Telefon) von derselben personalisierten Benutzerumgebung aus aufgerufen und bearbeitet werden.